Recepción: trate toda solicitud como una solicitud
Las solicitudes no siempre mencionan la ley de transparencia o de acceso a la información. Una carta, un correo o un mensaje en redes sociales que pide documentos puede contar.
- Dé al público una única dirección clara a la que enviar las solicitudes, y pida a todo el personal que reenvíe ahí, el mismo día, cualquier cosa que parezca una solicitud.
- Anote la fecha en que la recibió. En la mayoría de los sistemas el plazo empieza a correr al recibirla, no cuando la lee la persona indicada.
- Acuse recibo, con un número de referencia y la fecha en que vence la respuesta.
- Si la solicitud no está clara, pida aclaraciones pronto. Algunas leyes detienen el plazo mientras espera; revise la suya.
Lleve un registro
Basta con una hoja de cálculo. Lo importante es que estén todas las solicitudes y que alguien la revise cada semana.
Anote, para cada solicitud:
- número de referencia, fecha de recepción y cómo llegó
- quién la presenta y cómo contactarle
- qué pidió, con sus propias palabras
- fecha de vencimiento, y cualquier prórroga con su motivo
- quién busca, y dónde
- cuotas estimadas y pagadas
- resultado: entregada completa, en parte o denegada, con las excepciones aplicadas
- fecha de respuesta, y cualquier recurso o queja
Nunca use el registro para juzgar a quien solicita. En la mayoría de los sistemas, la identidad o los motivos de quien pide no cambian su derecho a la información.
Los plazos varían: conozca el suyo
No hay un plazo único. Depende de la ley que se aplique a su organización.
Abajo están las leyes nacionales que verificamos. Los organismos locales y regionales suelen responder ante una ley distinta de la de las agencias nacionales: un pueblo de Estados Unidos sigue la ley de registros públicos de su estado, no la FOIA federal; un concejo de Nueva Zelanda sigue una ley distinta de la del gobierno central. Consulte la fuente oficial de su jurisdicción.
Estados Unidos (federal)Freedom of Information Act (FOIA)
Las agencias federales deben decidir en un plazo de 20 días hábiles (sin contar fines de semana ni días festivos) si atienden la solicitud.
La FOIA solo se aplica a las agencias federales. Los organismos estatales y locales responden ante la ley de registros públicos de su propio estado, con sus propios plazos. Fuente oficial
Reino UnidoFreedom of Information Act 2000
Con prontitud, y a más tardar el vigésimo día hábil después de recibirla.
Se aplica a las autoridades públicas de Inglaterra, Gales e Irlanda del Norte, incluidas las autoridades locales y los concejos parroquiales. Escocia tiene su propia ley. Fuente oficial
Canadá (federal)Access to Information Act
Dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la solicitud, con las prórrogas que permite la ley.
Las provincias y los territorios tienen sus propias leyes de acceso para los organismos provinciales y municipales. Fuente oficial
Australia (federal)Freedom of Information Act 1982
Lo fija la ley; la OAIC publica una calculadora de plazos de tramitación para las agencias.
Cada estado y territorio tiene su propia ley de libertad de información para sus organismos. Fuente oficial
Nueva ZelandaOfficial Information Act 1982
Lo antes posible y a más tardar 20 días hábiles después de recibirla, con prórrogas permitidas en algunos casos.
Los concejos locales se rigen por una ley aparte, la Local Government Official Information and Meetings Act. Fuente oficial
IndiaRight to Information Act, 2005
Lo más rápido posible y dentro de 30 días; dentro de 48 horas si la información se refiere a la vida o la libertad de una persona.
Se aplica a las autoridades públicas del nivel central y estatal. Fuente oficial
MéxicoLey General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2025)
No más de 20 días, prorrogables hasta por 10 días más con una justificación fundada.
La ley de 2025 extinguió el INAI. El órgano federal de supervisión es ahora Transparencia para el Pueblo, que forma parte de la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Fuente oficial
ArgentinaLey 27.275 de Acceso a la Información Pública
No más de 15 días hábiles, prorrogables una sola vez hasta por 15 días más en casos excepcionales.
La AAIP supervisa la ley nacional. Fuente oficial
FilipinasExecutive Order No. 2 (2016)
En cuanto sea factible y dentro de 15 días hábiles; las prórrogas no deberían superar 20 días hábiles salvo en circunstancias excepcionales.
Se aplica al poder ejecutivo. Se alienta a los gobiernos locales a seguirla, pero no están obligados. Fuente oficial
Busque bien, y anote dónde buscó
Una búsqueda razonable es una que puede describir después.
- Busque en todos los lugares donde podrían estar los documentos: correo electrónico, unidades compartidas, chats y aplicaciones de mensajería, archivos en papel, y dispositivos o cuentas personales si se trabajó en ellos.
- Use los términos de quien solicita y sus variantes obvias: nombres, iniciales, números de referencia, fechas.
- Anote los lugares donde buscó, los términos de búsqueda y la fecha. Si le cuestionan, esa es su prueba.
- No borre ni modifique documentos una vez que llegó una solicitud. En muchos lugares es un delito.
Revisión y excepciones
Entregar es la regla. Para negar hace falta un motivo previsto en la ley.
- Revise cada documento frente a las excepciones de su ley, como la información personal de otras personas, el secreto profesional del abogado o la seguridad.
- Reserve solo la parte que está exceptuada, y entregue el resto.
- Siempre que reserve algo, indique en qué excepción se basó y por qué, y diga a quien solicita cómo recurrir o presentar una queja.
Un testado que de verdad funcione
La mayoría de los fallos al testar no son errores legales. Son errores técnicos.
Los fallos clásicos
- Recuadros negros sobre texto vivoDibujar un rectángulo negro, o resaltar el texto en negro, lo oculta en la pantalla. Las palabras siguen en el archivo: cualquiera puede seleccionarlas, copiarlas y pegarlas.
- Texto escondido en capas y comentariosLos comentarios, el control de cambios, las notas del orador y las diapositivas ocultas viajan con el documento si no se eliminan.
- Filas, columnas y hojas ocultasOcultar una columna en una hoja de cálculo no la elimina. Tampoco achicar el texto ni ponerlo en color blanco.
- MetadatosLos nombres de los autores, las rutas de los archivos, el historial de edición y las propiedades del documento sobreviven a la mayoría de las exportaciones.
- La capa de texto detrás de un escaneoUna página escaneada que pasó por reconocimiento de texto lleva una capa de texto invisible. Testar la imagen deja intacto el texto de abajo.
- Nombres en el envoltorioLos nombres de archivo, los asuntos de los correos, los encabezados y los nombres de los adjuntos suelen contener justo el dato que usted testó en el cuerpo.
Un método seguro
- Trabaje sobre una copia. Deje el original intacto.
- Use una herramienta de testado real, que elimine el contenido, no una herramienta de dibujo o de resaltado. Aplique el testado y guarde un archivo nuevo.
- Elimine los datos ocultos. En Microsoft Office, el Inspector de documento encuentra comentarios, control de cambios, texto oculto y propiedades del documento.
- Si tiene dudas, convierta las páginas testadas en imágenes, para que no quede texto que recuperar, y acepte que el resultado será menos accesible.
- Compruebe el resultado: seleccione todo, copie y pegue en un editor de texto sin formato, y busque las palabras que testó. Luego pida a otra persona que lo revise.
Cuotas
Las cuotas las fija la ley, no lo que le costó el trabajo.
- Según la FOIA federal de Estados Unidos, las agencias pueden cobrar a algunos solicitantes la búsqueda y las copias, normalmente sin cargo por las dos primeras horas de búsqueda o las primeras 100 páginas, y quien solicita puede pedir una exención de la cuota.
- Según la ley del Reino Unido, una autoridad pública que no sea del gobierno central puede rechazar una solicitud si atenderla costaría más de 450 libras, calculadas a 25 libras por hora (18 horas de trabajo). El límite del gobierno central es de 600 libras.
- En otros lugares, revise su propia ley. Si va a cobrar, avise antes a quien solicita y ofrézcale ayuda para acotar la solicitud.
Responda y dé seguimiento
La respuesta también es un documento.
- Envíe una respuesta por escrito que diga qué entrega, qué reserva y con base en qué excepción, y cómo pedir una revisión.
- Guarde una copia exacta de lo que entregó, tal como lo entregó.
- Cada mes, revise el registro: cuántas solicitudes llegaron, cuántas se respondieron tarde y qué temas se repiten. Publicar la información que la gente pide una y otra vez es la forma más barata de reducir las solicitudes.