Réception : traitez chaque demande comme une demande
Les demandes ne mentionnent pas toujours l’« accès à l’information ». Une lettre, un courriel ou un message sur les réseaux sociaux qui demande des documents peut compter.
- Donnez au public une seule adresse claire où envoyer les demandes, et demandez à tout le personnel d’y transférer le jour même tout ce qui ressemble à une demande.
- Notez la date de réception. Dans la plupart des régimes, le délai commence à la réception, et non au moment où la bonne personne la lit.
- Accusez réception, avec un numéro de référence et la date à laquelle la réponse est due.
- Si la demande n’est pas claire, demandez rapidement des précisions. Certaines lois suspendent le délai pendant l’attente; vérifiez la vôtre.
Tenez un registre
Un tableur suffit. L’important, c’est que chaque demande y figure et que quelqu’un le consulte chaque semaine.
Pour chaque demande, notez :
- le numéro de référence, la date de réception et le mode de réception
- le demandeur et comment le joindre
- ce qui est demandé, dans ses mots
- la date d’échéance, et toute prolongation avec sa raison
- qui fait les recherches, et où
- les frais estimés et payés
- le résultat : communication totale, partielle ou refus, avec les exceptions invoquées
- la date de la réponse, et tout appel ou toute plainte
Ne vous servez jamais du registre pour juger le demandeur. Dans la plupart des régimes, l’identité ou les motifs de la personne qui demande ne changent rien à son droit à l’information.
Les délais varient : connaissez les vôtres
Il n’y a pas de délai unique. Il dépend de la loi qui s’applique à votre organisme.
Voici les lois nationales que nous avons vérifiées. Les organismes locaux et régionaux relèvent habituellement d’une autre loi que les organismes nationaux : une ville américaine suit la loi sur les documents publics de son État, et non la FOIA fédérale; un conseil local néo-zélandais suit une loi distincte de celle du gouvernement central. Consultez la source officielle de votre territoire.
États-Unis (fédéral)Freedom of Information Act (FOIA)
Les organismes fédéraux doivent décider dans les 20 jours ouvrables (sans compter les fins de semaine et les jours fériés) s’ils donnent suite à la demande.
La FOIA vise seulement les organismes fédéraux. Les organismes des États et les administrations locales relèvent de la loi sur les documents publics de leur État, qui a ses propres délais. Source officielle
Royaume-UniFreedom of Information Act 2000
Sans délai, et au plus tard le 20e jour ouvrable après la réception.
Vise les autorités publiques d’Angleterre, du pays de Galles et d’Irlande du Nord, y compris les administrations locales et les conseils de paroisse. L’Écosse a sa propre loi. Source officielle
Canada (fédéral)Loi sur l’accès à l’information
Dans les 30 jours suivant la réception de la demande, sous réserve des prorogations permises par la Loi.
Les provinces et les territoires ont leurs propres lois sur l’accès pour les organismes provinciaux et municipaux. Source officielle
Australie (fédéral)Freedom of Information Act 1982
Fixé par la Loi; l’OAIC publie un calculateur du délai de traitement à l’intention des organismes.
Chaque État et territoire a sa propre loi sur l’accès à l’information pour ses organismes. Source officielle
Nouvelle-ZélandeOfficial Information Act 1982
Dès que possible, et au plus tard 20 jours ouvrables après la réception, avec des prolongations permises dans certains cas.
Les conseils locaux relèvent d’une loi distincte, la Local Government Official Information and Meetings Act. Source officielle
IndeRight to Information Act, 2005
Le plus rapidement possible et dans les 30 jours; dans les 48 heures lorsque l’information concerne la vie ou la liberté d’une personne.
S’applique aux autorités publiques des niveaux central et des États. Source officielle
MexiqueLey General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2025)
Au plus 20 jours, prolongeables d’au plus 10 jours avec une justification motivée.
La loi de 2025 a aboli l’INAI. L’organisme fédéral de surveillance est maintenant Transparencia para el Pueblo, qui relève de la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Source officielle
ArgentineLey 27.275 de Acceso a la Información Pública
Au plus 15 jours ouvrables, prolongeables une seule fois d’au plus 15 jours dans des cas exceptionnels.
L’AAIP surveille l’application de la loi nationale. Source officielle
PhilippinesExecutive Order No. 2 (2016)
Dès que possible et dans les 15 jours ouvrables; les prolongations ne devraient pas dépasser 20 jours ouvrables, sauf circonstances exceptionnelles.
Vise le pouvoir exécutif. Les administrations locales sont encouragées, mais non obligées, à le suivre. Source officielle
Cherchez correctement, et notez où vous avez cherché
Une recherche raisonnable est une recherche que vous pouvez décrire après coup.
- Cherchez partout où les documents pourraient se trouver : courriels, lecteurs partagés, applications de clavardage et de messagerie, dossiers papier, et appareils ou comptes personnels si du travail y a été fait.
- Utilisez les termes du demandeur et leurs variantes évidentes : noms, initiales, numéros de référence, dates.
- Notez les endroits fouillés, les termes de recherche et la date. Si on vous conteste, c’est votre preuve.
- Ne supprimez ni ne modifiez aucun document une fois la demande reçue. Dans bien des endroits, c’est une infraction.
Examen et exceptions
La communication est la règle. Refuser exige un motif prévu par la loi.
- Vérifiez chaque document au regard des exceptions prévues par votre loi, comme les renseignements personnels sur d’autres personnes, le secret professionnel de l’avocat ou la sécurité.
- Ne retenez que la partie visée par une exception, et communiquez le reste.
- Quand vous retenez quoi que ce soit, indiquez l’exception invoquée et pourquoi, et expliquez au demandeur comment faire appel ou déposer une plainte.
Un caviardage qui fonctionne vraiment
La plupart des échecs de caviardage ne sont pas des erreurs juridiques. Ce sont des erreurs techniques.
Les échecs classiques
- Des rectangles noirs sur du texte actifTracer un rectangle noir, ou surligner du texte en noir, le cache à l’écran. Les mots sont toujours dans le fichier : n’importe qui peut les sélectionner, les copier et les coller.
- Du texte caché dans des calques et des commentairesLes commentaires, les modifications suivies, les notes du conférencier et les diapositives masquées accompagnent le document, à moins de les supprimer.
- Des lignes, des colonnes et des feuilles masquéesMasquer une colonne dans un tableur ne la supprime pas. Réduire la taille du texte ou le mettre en blanc non plus.
- Les métadonnéesLe nom des auteurs, le chemin des fichiers, l’historique des modifications et les propriétés du document survivent à la plupart des exportations.
- La couche de texte derrière une numérisationUne page numérisée passée à la reconnaissance de texte contient une couche de texte invisible. Caviarder l’image laisse le texte en dessous.
- Des noms dans l’enveloppeLe nom des fichiers, l’objet des courriels, les en-têtes et le nom des pièces jointes contiennent souvent le détail même que vous avez caviardé dans le corps du document.
Une méthode sûre
- Travaillez sur une copie. Laissez l’original intact.
- Utilisez un véritable outil de caviardage qui supprime le contenu, et non un outil de dessin ou de surlignage. Appliquez les caviardages, puis enregistrez un nouveau fichier.
- Supprimez les données masquées. Dans Microsoft Office, l’Inspecteur de document trouve les commentaires, les modifications suivies, le texte masqué et les propriétés du document.
- En cas de doute, convertissez les pages caviardées en images, pour qu’il ne reste aucun texte à récupérer, en acceptant que le résultat soit moins accessible.
- Vérifiez le résultat : sélectionnez tout, copiez et collez dans un éditeur de texte brut, puis cherchez les mots que vous avez caviardés. Faites ensuite vérifier par une deuxième personne.
Frais
Les frais sont fixés par la loi, et non par ce que le travail vous a coûté.
- En vertu de la FOIA fédérale américaine, les organismes peuvent facturer à certains demandeurs la recherche et la reproduction, habituellement sans frais pour les deux premières heures de recherche ou les 100 premières pages, et les demandeurs peuvent demander une dispense de frais.
- En vertu de la loi britannique, une autorité publique autre que le gouvernement central peut refuser une demande si y donner suite coûterait plus de 450 £, calculé à 25 £ l’heure (18 heures de travail). La limite du gouvernement central est de 600 £.
- Ailleurs, vérifiez votre propre loi. Si vous comptez facturer des frais, prévenez le demandeur à l’avance et offrez de l’aider à préciser sa demande.
Répondre et faire le suivi
La réponse est elle aussi un document.
- Envoyez une réponse écrite qui indique ce que vous communiquez, ce que vous retenez et en vertu de quelle exception, et comment demander une révision.
- Gardez une copie exacte de ce qui a été communiqué, tel que communiqué.
- Chaque mois, consultez le registre : combien de demandes sont arrivées, combien ont été traitées en retard et quels sujets reviennent souvent. Publier l’information que les gens demandent sans cesse est la façon la moins coûteuse de réduire les demandes.