Modèle 01
Politique d’utilisation acceptable (petit organisme)
Explique en mots simples comment le personnel et les bénévoles doivent utiliser les comptes, les appareils et les données de l’organisme, et quoi faire quand quelque chose tourne mal.
Comment l’adapter
Remplacez tout ce qui est entre [crochets]. Supprimez les règles qui ne s’appliquent pas plutôt que de les laisser. Relisez le texte avec un gestionnaire et, si vous avez des employés, vérifiez-le par rapport à vos contrats de travail et aux lois locales avant de l’adopter.
Aperçu du texte
POLITIQUE D’UTILISATION ACCEPTABLE ================================== [Nom de l’organisme] Version [1.0], adoptée le [date] par [le conseil d’administration ou la direction]. Prochaine révision : [date]. Comment utiliser ce modèle : remplacez tout ce qui est entre [crochets], supprimez ce qui ne s’applique pas, et gardez le texte assez court pour qu’on le lise. C’est un point de départ, et non un avis juridique. Vérifiez-le par rapport à vos contrats de travail et aux lois locales avant de l’adopter. 1. Pourquoi nous avons cette politique -------------------------------------- Nous détenons des renseignements sur les personnes que nous servons, notre personnel, nos bénévoles et nos donateurs. Ces personnes nous font confiance pour les protéger. Cette politique explique comment toutes les personnes qui travaillent avec nous doivent utiliser nos comptes, nos appareils et nos données, pour qu’une seule erreur ne mette pas cette confiance en péril. 2. À qui elle s’applique ------------------------ À toute personne qui utilise les comptes, les appareils ou les données de [Nom de l’organisme] : employés, bénévoles, administrateurs, entrepreneurs et stagiaires. Elle s’applique peu importe où vous travaillez, y compris à la maison. 3. Comptes et mots de passe --------------------------- - Utilisez votre propre compte. Ne communiquez jamais votre mot de passe et ne laissez personne se connecter à votre place. - Utilisez un mot de passe différent pour chaque compte de travail. Utilisez [le gestionnaire de mots de passe que nous fournissons / un gestionnaire de mots de passe]. - Activez l’authentification multifacteur (une deuxième étape après le mot de passe) partout où elle est offerte. Elle est obligatoire pour le courriel, [les services bancaires], [notre base de données de clients] et [autres systèmes]. - Si vous pensez que quelqu’un d’autre connaît votre mot de passe, changez-le et avisez [nom ou fonction] immédiatement. 4. Appareils ------------ - Verrouillez votre écran quand vous vous éloignez. Les appareils doivent se verrouiller automatiquement après [quelques] minutes. - Laissez les mises à jour automatiques activées. Redémarrez quand on vous le demande. - Le chiffrement du disque doit être activé sur les appareils de travail. [Nom ou fonction] peut le vérifier pour vous. - Si vous utilisez un téléphone ou un ordinateur personnel pour le travail, il doit avoir un verrouillage d’écran, recevoir les mises à jour de sécurité et [autres exigences]. Gardez les fichiers de travail dans [les endroits approuvés], et non sur l’appareil lui-même. - Signalez immédiatement un appareil perdu ou volé à [nom ou fonction], de jour comme de nuit, au [numéro de téléphone]. 5. Courriels, messages et appels -------------------------------- - Méfiez-vous des messages inattendus qui vous demandent de vous connecter, d’ouvrir une pièce jointe, de payer quelque chose ou de garder un secret, même s’ils semblent venir de quelqu’un que vous connaissez. - Ne modifiez jamais des coordonnées bancaires ou de paiement sur la foi d’un courriel seulement. Rappelez à un numéro que vous aviez déjà, et faites approuver la modification par une deuxième personne. - Si vous avez cliqué sur quelque chose que vous n’auriez pas dû, dites-le tout de suite. Signaler rapidement compte bien plus que l’erreur elle-même, et personne ne sera blâmé pour l’avoir signalée. 6. Renseignements sur les personnes ----------------------------------- - Conservez les renseignements personnels seulement dans [les systèmes approuvés, p. ex. notre système de gestion des dossiers et notre lecteur partagé]. - Ne transférez pas vos courriels de travail vers des comptes personnels, et ne copiez pas de renseignements personnels sur des appareils personnels, des clés USB ou un stockage infonuagique personnel. - Ne communiquez que ce dont l’autre personne a besoin. Vérifiez le destinataire avant d’envoyer. - Ne laissez pas de renseignements personnels imprimés sur les bureaux ou les imprimantes. Déchiquetez-les quand ils ne sont plus nécessaires. 7. Nouveaux logiciels et services en ligne ------------------------------------------ Consultez [nom ou fonction] avant de vous inscrire à un service en ligne qui contiendra des renseignements de l’organisme, même s’il est gratuit. Cela nous permet de savoir où se trouvent nos données et de fermer les comptes quand des personnes partent. 8. Utilisation personnelle -------------------------- Une utilisation personnelle raisonnable des appareils et des comptes de travail est [permise / interdite], pourvu qu’elle ne nuise pas au travail, n’enfreigne pas la loi et ne mette pas nos renseignements en danger. [Ajoutez les règles particulières.] 9. Surveillance --------------- [Décrivez honnêtement toute surveillance exercée par l’organisme, par exemple des alertes de sécurité sur les connexions ou le filtrage de sites Web malveillants, et pourquoi. Si vous n’exercez aucune surveillance, dites-le. Toute surveillance doit être légale et proportionnée.] 10. Quand vous partez ou changez de poste ----------------------------------------- Rendez tous les appareils, documents et clés le dernier jour. Vos comptes seront fermés ou transférés, et les mots de passe partagés que vous connaissiez seront changés. N’emportez aucune copie des renseignements de l’organisme. 11. Signaler un problème ------------------------ Avisez [nom ou fonction] au [numéro de téléphone] ou à [adresse courriel] dès que vous remarquez un problème : un appareil perdu, un message suspect, une erreur ou quelque chose qui vous semble simplement anormal. En dehors des heures de bureau, appelez le [numéro de téléphone]. 12. Si cette politique n’est pas respectée ------------------------------------------ Le non-respect de cette politique peut entraîner [le retrait des accès / des mesures selon notre procédure disciplinaire]. Les erreurs de bonne foi signalées rapidement sont traitées comme une occasion d’apprendre. Accusé de réception ------------------- J’ai lu et compris cette politique. Nom : ______________________________ Signature : __________________________ Date : ______________ ------------------------------------------------------------ Modèle de Moraph for Good (https://moraph.org/fr/ressources/modeles). Libre de copier et d’adapter selon la licence CC BY 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr). Attribution : « Moraph for Good ».